سند همانند هویت و شناسنامه برای هر ملک تلقی شده که به دو دسته اصلی اسناد رسمی و اسناد عادی، تقسیم بندی می شود. اما چه تفاوتی بین این دو سند وجود دارد؟! یکی از مهم ترین تفاوت های بین سند عادی و رسمی، مربوط به ثبت سند می باشد. به این صورت که اسناد عادی در هیچ دفترخانه ای به ثبت نمی رسند. در واقع اسناد عادی همان نوشته هایی هستند که افراد در بین خود، اقدام به تنظیم آن می نمایند. "قولنامه" و "مبایعه نامه" در دسته اسناد عادی قرار می گیرند.
اما در تعریف سند رسمی می توانیم بگوییم؛ در درجه اول اعتبار بیشتری نسبت به اسناد عادی داشته و می توان با استناد به آن ها، در جهت اثبات یک موضوع یا حق طلبی در دادگاه اقدام کرد. نکته ای که اهمیت دارد این است که اسناد رسمی حتماً باید توسط مامور رسمی تنظیم شوند. در غیر این صورت، جزء اسناد رسمی به حساب نمی آیند.
از لحاظ قانون و اعتبار نیز اسناد رسمی و اسناد عادی، تفاوت هایی دارند. به طور مثال، قدرت اجرایی اسناد رسمی نسبت به اسناد عادی بالاتر است. البته این به معنای بی اعتبار بودن اسناد عادی نیست. بلکه طبق قانون، اصل بر عدم قدرت اجرایی این اسناد است.
همانطور که توضیح دادیم، میزان اعتبار اسناد رسمی برای اشخاص ثالث بیشتر است و همچنین اسناد رسمی در اینکه تمامی مواد قانونی در آن ها رعایت شده است، قابلیت انکار و تکذیب را ندارند.
در تنظیم اسناد رسم تمامی تشریفات رعایت می شود. چیزی که در تنظیم اسناد عادی مشاهده نمی شود.
همانطورکه اشاره کردیم، در تنظیم سند رسمی حضور یک مامور رسمی الزامی است که این موضوع در اسناد عادی اصلاً اهمیتی ندارد.
تفاوت دیگری که بین اسناد رسمی و اسناد عادی وجود دارد این است که اگر اسناد عادی گم شوند، به هیچ عنوان نمی توان رونوشتی از آن ها تهیه کرد اما اسناد رسمی به دلیل اینکه در دفاتر اسناد به ثبت می رسند، به راحتی قابلیت تهیه رونوشت از آن ها وجود دارد.
همانطور که مشاهده کردید؛ اسناد از نظر ثبت قانونی و دیگر مؤلفه ها تفاوت هایی با یکدیگر دارند. اگر اطلاعات کافی در این مورد ندارید، می توانید به هنگام خرید و فروش ملک و بررسی سند آن به کارشناسان و مشاوران مشغول در دفاتر املاک، مراجعه کنید.